Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил,які допоможуть

виробити точний стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:

1.     Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та

   відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.

2.Від 1-ї особи однини викладати текст у таких докумен­тах, як:

—  автобіографія (Я, ... народилася, ... навчаюся...);

—  заява {Прошу зарахувати     працюю на посаді...);

—  наказ {Наказую ...);

—  скарга {Звертаюся до     я повідомляв ...);

—  службова записка {Доводжу доУважаю, що...).

3.Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

—  акт {Комісія пропонує ... , дійшла висновку ...);

—  трудова угода, контракт, договір {ЗАМОВНИК отри­мує..., а ВИКОНАВЕЦЬ зобов'язується...);

—  інструкція {АТ «Довіра» встановлюєкожен акціо­нер стає ...);

—  запрошення, оголошення {Банк надає     Училище за­прошує ...).

4.  Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:

—  коли підмет передує присудкові;

—  коли означення стоїть перед означуваним словом;

—  коли додаток стоїть після керуючого слова;

—  коли вставні слова стоять на початку речення.

 

5.    Уникати вживання багатозначних слів, а наявні поясню­вати в певному контексті.

6.    Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і син­таксичних

    конструкцій та суб'єктивного ставлення до викла­деного. Тон службового

    документа має бути нейтральним.

7.     Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.

8.     Використовувати лише загальноприйняті, стандартні ско­рочення та абревіатури.

9.    Уникати немилозвучності, однозвучності з іншими ско­роченнями.

10. Уникати вживання скорочень назв грошових та фізич­них одиниць (крім формул);

      одиниць виміру; символів, знаків: %, №, $, якщо вони без ииагоових позначень і не в таблицях,схемах.

11. Слідкувати за дотриманням логічної послідовності ви­кладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи

     наступність ви­значення причинно-наслідкових зв'язків між фактами, по­діями чи явищами,

     треба викладати їх у зв'язній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спо­чатку;

     одночасно, водночас; потім, після, далі, у підсум­ку, завершуючи, насамкінець та ін.

12. Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше, «канцеляризмам».

13. Пам'ятати, що лише своєчасність і актуальність інфор­мації, викладу факту чи оперативного

      реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.