що таке документ

      Вимоги до укладання та оформлення документів:

Писемне регулювання ділових стосунків у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування

громадських потреб людей у побутових ситуаціях здійснюється за допомо­гою ділових паперів, документів.

Розрізняють декілька значень поняття -«документ»-:

 1. Письмове офіційне свідчення, доказ юридичної сили, за­фіксований на спеціальному папері (паспорт,

      свідоцтво про народження,   диплом про освіту та ін.).

2.     Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує дії, повноваження чи права

      конкретної осо­би (закон, акт, протокол, заповіт, доручення та ін.).

3.     Матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інформа­ція (перфокарта, дискета, файл, кіно- й

      фотоплівка та ін.).

4.     Історично достовірні письмові джерела (грамота, указ та ін.).

Узагальнюючи наведені вище формулювання, можна визна­чити поняття документ як матеріальний об'єкт,

що містить за­фіксовану інформацію, оформлену в усталеному порядку, і має відповідно до чинного

законодавства юридичну силу для вико­нання конкретної,йому призначеної функції.

Документи широко використовуються в повсякденній діяль­ності як джерела та носії інформації,

сприяють удосконаленню внутрішньої організації та зовнішніх стосунків, поліпшенню ро­боти,

функціонування закладів, підприємств чи організацій і од­ночасно є підставою для прийняття рішень,

узагальнень, довід­ково-пошукової роботи.Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення

пев­них фактів, що мають життєво важливі наслідки, кожний із них несе велике правове (юридичне) навантаження.

Кожний документ укладається згідно з усталеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними)

для конкретного виду,але всі вони мають відповідати таким вимогам:

—   не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним

      по­ложенням конкретних керівних органів;

—   видаватися лише відповідними повноважними органа­ми або службовими особами згідно з їх компетенцією;

—   відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

—   бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх

     керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

—   бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.

Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити

      доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачува­ним і результативним.